Tous les documents pour recruter un apprenti BTS, expliqués pas à pas

L'essentiel en 5 points

Notre regard de Chargé d'Admission

Panorama des documents par étape

Plutôt qu'une liste à plat, il est plus parlant de raisonner par moment du processus. Voici les sept séquences qui structurent un recrutement en apprentissage BTS et, pour chacune, le document central, sa raison d'être et le délai critique qui s'y rattache.

Périmètre & variantes à garder en tête

Notre périmètre de référence est celui d'un employeur privé en France qui recrute un apprenti préparant un BTS. Pour les employeurs publics, la logique diffère : le dépôt ne passe pas par l'OPCO privé mais par la plateforme dédiée et les règles de "silence de l'administration" sont différentes.

Deux variantes modifient immédiatement la liste des pièces. D'abord, le choix entre contrat d'apprentissage (formation initiale menant à un diplôme, ici le BTS) et contrat de professionnalisation (formation continue menant à une qualification). Les formulaires, les barèmes et les durées ne se mélangent pas. Pour le BTS en initial, le bon véhicule contractuel est presque toujours l'apprentissage.

Ensuite, l'âge : ordinaire entre 16 et 29 ans révolus, avec dérogations possibles. La formation théorique en CFA représente au minimum 25 % de la durée du contrat, soit pour un BTS au moins 1 350 heures sur 2 ans, ou 675 heures sur un an. Le contrat peut être un CDD d'apprentissage de 6 mois à 3 ans, ou un CDI commençant par une période d'apprentissage. La date de début est celle du démarrage de la formation théorique au CFA ou de la formation pratique en entreprise, selon ce qui survient en premier.

Mineur, majeur, étranger : ce qui change

Avant le recrutement

Cette étape sert à répondre à une question simple : l'entreprise est-elle réellement en capacité de former un apprenti de BTS dans des conditions conformes ? Le Code du travail impose à l'employeur d'assurer la formation pratique, de confier des tâches compatibles avec la progression prévue, d'inscrire l'apprenti dans un CFA adéquat et de participer à la coordination entre entreprise et CFA.

Ce qu'une bonne annonce doit contenir

Au plan juridique, l'annonce ne doit contenir aucun critère discriminatoire et doit être rédigée en français, sauf exceptions. Au plan opérationnel, pour l'apprentissage en BTS, elle gagne à préciser au minimum : le BTS préparé, le rythme d'alternance, la date de démarrage, le lieu d'exécution, les missions progressives, l'identité de l'équipe d'accueil et le nom ou la fonction du maître d'apprentissage.

Cette précision n'a rien d'anodin : c'est elle qui réduit le risque d'un recrutement mal apparié entre le besoin entreprise, le diplôme et le calendrier du CFA. Une annonce générique attire des candidatures génériques ; une annonce précise attire des candidats qui ont déjà fait le tri.

Trame pratique de fiche de poste

Une trame robuste tient en une page. Treize rubriques suffisent à transformer une fiche de poste ordinaire en outil de pilotage du parcours d'apprentissage :

Recrutement & décision d'embauche

Une nuance que beaucoup de services RH négligent : dans les sources officielles, le CV et la lettre de motivation relèvent de la pratique de recrutement, pas des pièces de dépôt du contrat d'apprentissage auprès de l'OPCO. Il faut donc séparer deux dossiers distincts. Le dossier de candidature (CV, lettre, planning CFA, portfolio) sert à choisir le candidat. Le dossier légal (Cerfa, convention de formation, pièces justificatives) sert à officialiser le contrat. L'un ne remplace jamais l'autre.

Ce qui est autorisé en entretien

Les informations demandées au candidat doivent servir uniquement à évaluer sa capacité à occuper l'emploi proposé ou ses aptitudes professionnelles. Elles doivent avoir un lien direct et nécessaire avec l'emploi. Les méthodes d'aide au recrutement (tests, mises en situation) doivent être pertinentes, portées à la connaissance du candidat, et leurs résultats demeurent confidentiels.

À l'inverse, les questions sur l'état de santé, la situation familiale, les convictions, la vie sexuelle, le logement ou les loisirs ne doivent pas servir la sélection lorsqu'elles sont sans lien direct avec le poste.

Signature, dépôt et validation du contrat

Le contrat d'apprentissage est un contrat écrit, comportant des clauses et mentions obligatoires, et il doit être signé préalablement à l'emploi de l'apprenti. Le formulaire de référence est le Cerfa 10103*14 (FA13), accessible via Service Public Entreprendre, accompagné de sa notice 51649#09. Pour les employeurs privés, la démarche actualisée consiste à télécharger et compléter le formulaire, préparer les pièces justificatives, puis transmettre le dossier à l'OPCO compétent.

Le noyau dur du dossier

Cerfa 10103*14 (FA13)

Crée le contrat d'apprentissage. Identité employeur et apprenti, SIRET, convention collective, maître d'apprentissage, durée, dates, rémunération, diplôme préparé, horaires. À signer avant l'emploi.

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Notice 51649#09

Mode d'emploi du Cerfa : rubriques, pièces justificatives, dépôt, conservation. Indispensable en pratique.

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Convention de formation

Décrit l'action de formation jointe au contrat : intitulé, objectif, contenu, moyens, durée, période, modalités de suivi et de sanction, prix. Rédigée par le CFA, à joindre au dépôt.

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Convention tripartite d'aménagement de durée

Pour réduire ou prolonger la durée du contrat / parcours. Justification pédagogique, signatures CFA, employeur et apprenti.

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Convention de mobilité

Encadre une mobilité européenne ou internationale : dates, lieux, tâches, suivi, sécurité, frais, évaluation, garanties de responsabilité civile.

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Pièces justificatives des rubriques Cerfa

État civil, SIRET, horaires, diplôme visé, données du maître d'apprentissage. La notice impose un dossier complet pour le dépôt.

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Délais et circuit de validation

Pour l'employeur privé, le dossier complet doit être transmis à l'OPCO au plus tard dans les 5 jours ouvrables qui suivent le début de l'exécution du contrat. Ce dossier comprend le contrat, la convention de formation et, le cas échéant, la convention tripartite. L'OPCO dispose ensuite de 20 jours pour statuer sur la prise en charge financière. En droit privé, l'absence de réponse au terme de ce délai vaut refus implicite. Si le contrat est conforme, l'OPCO procède au dépôt dématérialisé auprès du ministère chargé de la formation professionnelle.

Une nuance importante : sur les pages d'aide à l'embauche, Service Public mentionne que l'employeur doit transmettre le contrat à son OPCO au plus tard 6 mois après la conclusion. Cette mention ne remplace pas le délai des 5 jours ouvrables, qui demeure la référence pour la validité et la prise en charge. En pratique : respecter strictement les 5 jours, et considérer le délai de 6 mois comme une borne tardive de traitement de certaines aides, pas comme une bonne pratique RH.

Chronologie minimale à sécuriser

Conservation du dossier

La notice officielle précise que, pour les contrats conclus à compter du 1er janvier 2024, le Cerfa doit être conservé par l'employeur (original signé) et par l'OPCO ou l'entité de dépôt pendant 5 ans à compter de sa conclusion. Pour certains contrats conclus entre 2020 et 2023, la conservation peut courir jusqu'au 31 décembre 2031 en raison des règles de contrôle liées aux financements européens. Notre conseil pratique : créer un dossier numérique par apprenti, centralisé chez le service paie, et conserver le calendrier de purge avec une alerte automatique.

Documents d'exécution pendant le contrat

Une fois le contrat signé et déposé, la sécurité juridique repose sur le triptyque social : DPAE, registre unique du personnel, médecine du travail. Puis sur une exécution régulière via la paie et la DSN. En parallèle, l'entreprise honore ses obligations de formation pratique, de coordination avec le CFA et de préparation aux épreuves du diplôme.

Paie, salaire minimum et charges

L'apprenti perçoit une rémunération exprimée en pourcentage du Smic, variable selon l'âge et la progression dans le cycle de formation, ou le minimum conventionnel s'il est plus favorable. À titre d'exemple, Service Public indique pour la première année un minimum de 27 % du Smic entre 16 et 17 ans, 43 % entre 18 et 20 ans, etc. Pour fiabiliser un calcul, l'outil officiel de simulation doit être privilégié.

Sur le plan des charges, le Code du travail prévoit que l'apprenti est exonéré de la totalité des cotisations salariales d'origine légale et conventionnelle pour la part de rémunération inférieure ou égale à un plafond fixé par décret, ce plafond ne pouvant excéder 50 % du Smic. Le bulletin de paie doit par ailleurs faire apparaître les mentions sociales obligatoires, dont le total des exonérations et exemptions.

Aides à l'embauche en 2026 pour un BTS

Pour un BTS, soit un niveau 5 (bac+2), les aides 2026 dépendent de la date de conclusion du contrat et de l'effectif. Pour les contrats conclus à compter du 8 mars 2026 et commençant avant le 1er janvier 2027, le barème publié par Service Public est le suivant.

Pour les entreprises de 250 salariés et plus, des conditions supplémentaires d'objectifs d'alternance s'appliquent et l'ASP envoie ensuite une attestation sur l'honneur à l'employeur.

Suivi pédagogique et documents de liaison

Le Code du travail oblige l'employeur à assurer la formation pratique, à faire suivre la formation dispensée par le CFA, à participer aux activités de coordination entre centre et entreprise, et à veiller à l'inscription et à la participation de l'apprenti aux épreuves du diplôme. Les documents ci-dessous structurent cette relation. Leur intitulé exact varie d'un CFA à l'autre, mais leur fonction est stable et bien documentée par les guides institutionnels.

Fin & rupture du contrat

La rupture du contrat d'apprentissage n'obéit pas au même formalisme selon qu'elle intervient pendant ou après les 45 premiers jours de formation pratique en entreprise. Jusqu'à cette échéance, l'employeur ou l'apprenti peut rompre le contrat par écrit. Au-delà, les cas deviennent limitatifs.

À noter : l'apprenti dont le contrat est rompu avant son terme et qui ne retrouve pas immédiatement d'employeur peut, sous conditions, poursuivre sa formation théorique en CFA pendant 6 mois avec le statut de stagiaire de la formation professionnelle. Un point important à coordonner avec le CFA au moment de la rupture.

Documents à remettre à la fin du contrat

Quel que soit le mode de rupture ou la fin du contrat, l'employeur remet au minimum trois documents obligatoires, plus éventuellement un état récapitulatif d'épargne salariale si l'entreprise a mis en place de tels dispositifs. Ces documents doivent être tenus à la disposition du salarié dès la fin du contrat, c'est-à-dire à la fin du préavis, même non exécuté.

Modèles officiels et ressources institutionnelles

Pour chaque document obligatoire, il existe une source officielle de référence. Les modèles évoluent régulièrement : il faut toujours vérifier la date de la version utilisée avant de la diffuser en interne.

Schéma des flux documentaires

Pour visualiser qui envoie quoi à qui, voici les principaux flux d'un dossier d'apprentissage. Chaque flèche correspond à un document ou à une déclaration concrète.

Checklist opérationnelle

À imprimer ou à reprendre dans votre SIRH. Cette checklist condense les points de contrôle d'un dossier complet, classés dans l'ordre chronologique.

FAQ détaillée

Limites & rappels

Certaines données dépendent de paramètres propres à chaque dossier : taille de l'entreprise, convention collective, OPCO compétent, spécialité exacte du BTS, statut mineur ou majeur, situation de handicap éventuelle, nationalité et titre de séjour, travaux réglementés, organisation propre du CFA. Ces paramètres peuvent modifier les aides, les barèmes de paie, les compétences attendues du maître d'apprentissage, le nom des documents pédagogiques, voire la nécessité d'une autorisation de travail.

Deux points appellent une attention particulière. D'abord, la mention d'une transmission du contrat à l'OPCO dans les 6 mois sur la fiche relative aux aides ne doit pas être lue comme un nouveau délai normal de dépôt : le délai structurant reste celui des 5 jours ouvrables après début d'exécution. Ensuite, des documents souvent demandés en pratique (attestation d'assurance, fiche de liaison, bilan intermédiaire) ne sont pas toujours désignés de manière uniforme dans les textes ; pour eux, il faut articuler socle légal, attentes du CFA et processus RH interne.

En synthèse, pour un recrutement BTS en apprentissage bien sécurisé, l'employeur vise une logique simple : un poste réellement formateur, un contrat parfaitement documenté, un dépôt rapide à l'OPCO, une embauche socialement régulière, et un suivi pédagogique tenu avec le CFA. C'est cette combinaison, bien plus que l'accumulation de formulaires, qui réduit les risques de refus de prise en charge, de difficultés de tutorat et de rupture précoce.