L'essentiel en 60 secondes
Il faut distinguer les annexes juridiquement obligatoires au dépôt et les pièces probantes que les OPCO, DDETS, CFA et services RH demandent pour justifier les informations inscrites dans le Cerfa. Aucune liste nationale exhaustive rubrique par rubrique n'existe : chaque rubrique se traite donc en séparant ce qui est strictement requis de ce qui est couramment exigé.
- - Socle juridique : Cerfa 10103*14 + convention de formation + convention tripartite si durée aménagée.
- - Dossier de preuve : pièces d'identité, Vitale, diplômes, justificatifs maître d'apprentissage, RIB.
- - Cerfa 15186*03 uniquement pour les apprentis étrangers hors UE/EEE/Suisse sans titre les autorisant déjà à travailler.
- - DPAE obligatoire en plus du dépôt OPCO/DDETS.
- - En cas de pièce manquante : instruction suspendue, régularisation puis, le cas échéant, refus de prise en charge.
Le conseil Aurlom BTS+
Chez Aurlom BTS+, notre Chargée d'Admission Alternance applique une règle de "dossier zéro rejet" : avant tout envoi à l'OPCO, le dossier passe par une grille de contrôle interne en 32 points. Sur la rentrée 2025, cette discipline a ramené notre taux de rejet OPCO sous la barre des 3 % sur les campus de Paris, Nice et Lille.
Formulaires et annexes à mobiliser
| Formulaire / document | Statut | Quand l'utiliser | Ce qu'il couvre |
|---|---|---|---|
| Cerfa 10103*14 (FA13) | Formulaire principal | Conclusion du contrat ; avenants modifiant un élément essentiel | Identité employeur, apprenti, maître d'apprentissage, dates, rémunération, CFA, diplôme |
| Notice 51649#09 | Notice officielle associée | Toujours, avant remplissage et dépôt | Codes Cerfa, délais, pièces à préparer, règles de remplissage |
| Cerfa 15186*03 | Conditionnel | Apprenti étranger hors UE/EEE/Suisse sans titre l'autorisant déjà à travailler | Autorisation de travail préalable |
| Cerfa 14738*01 (DPAE) | Périphérique mais obligatoire | Avant l'embauche, pour toute embauche salariée | Déclaration préalable à l'embauche ; ne remplace pas le dépôt |
Pour un employeur privé, le dossier est transmis à l'OPCO au plus tard dans les 5 jours ouvrables suivant le début du contrat : Cerfa + convention de formation + convention tripartite si là durée est aménagée. Pour un employeur public, le dépôt s'effectue auprès de la DDETS/DDETSPP. Si la formation est dispensée par un CFA interne à l'entreprise, la convention de formation est remplacée par une annexe pédagogique et financière.
Attention
Il n'existe pas de Cerfa national unique de rupture. La rupture est notifiee sans délai à l'OPCO (privé) ou à la DDETS (public) par tout moyen approprie. Certains OPCO mettent à disposition leurs propres formulaires : ce ne sont pas des Cerfa nationaux.
Bloc employeur : pièces à réunir
Le Cerfa exigé SIRET de l'établissement d'exécution, adresse du lieu d'exécution, code APE/NAF, effectif total et code IDCC. La notice précise que l'adresse à renseigner est bien le lieu principal d'exécution du contrat, et non le siege ou le lieu de gestion RH.
| Rubrique Cerfa | Pièce la plus sure | Exigence | Observation |
|---|---|---|---|
| Dénomination, SIRET, adresse, APE/NAF | Extrait d'immatriculation ou justificatif interne équivalent | Données à justifier | Conserver une preuve documentaire de l'établissement exact d'exécution |
| Type d'employeur / employeur spécifique | Pièce interne ou statutaire (ETT, groupement, saisonnier, familial) | Conditionnel | Pour l'apprentissage familial avec ascendant d'un mineur, une déclaration peut remplacer le contrat |
| Effectif total salariés | Donnée RH / paie | Contrôle indirect | L'apprenti n'est pas compte dans l'effectif pour certains calculs de droit commun |
| Code IDCC convention collective | Référence de la convention applicable | Fortement recommandé | 9999 si absence de CC, 9998 si negociation en cours |
Le conseil Aurlom BTS+
Notre observation Aurlom : 1 dossier sur 5 que nous reprenons auprès d'employeurs partenaires comporte une incohérence SIRET / adresse d'exécution (siege social renseigne au lieu de l'établissement reel). Avant signature, nous demandons systematiquement à l'entreprise un extrait Kbis ou Insee de l'établissement d'exécution. Ce réflexe évite un quart des régularisations OPCO.
Bloc apprenti et maître d'apprentissage
Le bloc apprenti couvre etat civil, NIR, adresse, nationalite, situations particulières (sportif de haut niveau, RQTH, projet de creation), et représentant légal si l'apprenti est mineur. Les pratiques de terrain ajoutent quasi systematiquement pièce d'identité, attestation Vitale et copies de diplômes.
| Rubrique Cerfa | Pièce à réunir | Exigence | Validité / remarque |
|---|---|---|---|
| Nom, prenom, date/lieu de naissance, nationalite | CNI, passeport ou titre de séjour | Quasi systematique | Document en cours de validité ; pour un étranger, vérifier le droit au travail |
| NIR de l'apprenti | Attestation de droits Assurance Maladie ou carte Vitale | Très courant | Pas de durée nationale spécifique ; utiliser une attestation récente |
| Adresse de l'apprenti | Justificatif de domicile ; attestation d'hébergement si hébergé | Souvent demande | Pratique dominante : moins de 3 mois (exigence locale) |
| Représentant légal | Livret de famille, jugement si pertinent, pièce d'identité du représentant | Requis si mineur | Signature du représentant légal sur le contrat |
| Dernier diplôme prépare / le plus élevé obtenu | Copies de diplômes, relevés de notes, certificat de scolarité | Très courant | Pertinent pour age, durée et rémunération |
| RQTH / handicap | Notification RQTH ou justificatif équivalent | Conditionnel mais déterminant | Vérifier la date d'échéance |
| Sportif de haut niveau | Preuve d'inscription sur la liste officielle | Conditionnel | Sert à certaines dérogations d'age / durée |
Pour le maître d'apprentissage, l'employeur doit attester qu'il remplit les conditions de compétence : soit diplôme du même domaine, niveau au moins équivalent, + 1 an d'expérience, soit 2 ans d'expérience en rapport avec la qualification préparée. Les stages et periodes d'apprentissage ne comptent pas dans cette durée.
| Rubrique | Pièce à réunir | Exigence | Observation |
|---|---|---|---|
| Identité du maître d'apprentissage | Pièce d'identité interne ou fiche RH | Recommandé | Utile en cas de contrôle ou d'avenant |
| Attestation de compétence | Attestation employeur + copie diplôme ou preuve d'expérience | Très important | Cause explicite de refus de prise en charge si absente |
| Équipe tutorale / second maître | Document interne de désignation | Conditionnel | Permis par le code ; utile si Cerfa prévoit un second maître |
Le conseil Aurlom BTS+
La méthode Aurlom : nous fournissons à chaque maître d'apprentissage partenaire un modèle d'attestation de compétence pré-rempli, accompagné d'un guide de l'expérience valorisable. Le service alternance des trois campus accompagné aussi les TPE/PME dans la formalisation de la preuve d'expérience, qui reste le motif n.1 de refus OPCO sur les BTS de première année.
Bloc contrat, dates, dérogations et rémunération
| Rubrique Cerfa | Pièce à réunir | Exigence | Observation |
|---|---|---|---|
| Type de contrat / code d'avenant | Ancien contrat ou avenant précédent ; note explicative | Conditionnel | Indispensable pour justifier les codes 21 à 38 |
| Dérogation d'age ou de durée | Convention tripartite ; pièce justificative (ancien contrat, RQTH, etc.) | Central quand coche | Pour les moins de 16 ans, situation scolaire requise |
| Dates conclusion / début / fin | Calendrier CFA, convention de formation, convention tripartite | Essentiel | Fin au plus tard 2 mois après examens ; début CFA au plus tard 3 mois après début du contrat |
| Durée hebdomadaire / horaires | Planning de travail et base contractuelle RH | Essentiel | Temps de formation en CFA = temps de travail |
| Travaux réglementés mineur | Déclaration de dérogation à l'inspection du travail | Conditionnel critique | Avant affectation au poste |
| VIP / santé au travail | Justificatif de visite d'information et de prevention | Obligatoire | Mineur : avant l'embauche. Sinon : dans les 2 mois |
| Rémunération par periode | Grille bâtie sur age, année d'exécution et CC | Contrôle certain | L'IDCC et les règles peuvent être contrôlées par l'OPCO |
| Avantages en nature | Document interne chiffrant les avantages | Conditionnel | Coordonner avec la convention de formation pour les frais annexes |
A savoir
Aide à l'embauche BTS (contrats conclus à compter du 8 mars 2026) : 4 500 EUR pour les entreprises de moins de 250 salariés, 1 500 EUR pour les entreprises de 250 salariés et plus, sur la première année. La participation employeur de 750 EUR ne concerne pas le BTS (niveau 5).
Bloc formation en CFA, signatures et dépôt
C'est le bloc qui déclenche le plus de demandes de correction. Les sources officielles exigent la convention de formation ou, pour un CFA d'entreprise, l'annexe pédagogique et financière. Le commentaire OPCO insiste sur le caractère impératif des données : CFA responsable, UAI, SIRET, code diplôme, code RNCP, date de début de formation, durée, heures à distance.
| Rubrique Cerfa | Pièce à réunir | Exigence | Observation |
|---|---|---|---|
| CFA responsable / UAI / SIRET / adresse | Convention de formation ou justificatif CFA contenant UAI, SIRET, adresse | Indispensable au dépôt | Cachet et signature du CFA |
| CFA d'entreprise | Annexe pédagogique et financière | Obligatoire si CFA interne | Remplace la convention de formation classique |
| Diplôme / titre vise / code RNCP | Fiche diplôme / fiche RNCP / données CFA | Essentiel | BTS = niveau 5. Détermine prise en charge et aide |
| Date de début de formation | Calendrier officiel de rentrée du CFA | Essentiel | Au plus tard 3 mois après début d'exécution du contrat |
| Durée / heures à distance | Convention de formation, calendrier pédagogique | Essentiel | Si distanciel >= 80 %, minoration OPCO sauf exceptions |
| Mobilité européenne ou internationale | Convention de mobilité | Conditionnel officiel | À annexer si la mobilité est prévue dans la convention initiale |
| Signature et dépôt | Cerfa signé par employeur, apprenti, représentant légal le cas échéant | Obligatoire | Transmission dématérialisée admise ; dépôt gratuit |
Au campus Aurlom, le service alternance pré-remplit les données CFA (UAI, SIRET, RNCP, calendrier, distanciel) dans un PDF type que l'employeur n'a plus qu'à coller dans son outil. Cette pièce annexe, transmise dès la signature du contrat, évite les allers-retours sur les huit champs CFA les plus contesteurs.
Variantes : mineur, étranger, RQTH, public, CFA interne
| Situation | Pièces ou vigilance | Commentaire |
|---|---|---|
| Apprenti mineur | Signature du représentant légal ; VIP avant embauche ; eventuelle dérogation travaux réglementés | Renforce le bloc représentant légal et les pièces santé-sécurité |
| Mineur étranger de 15 ans ou plus | Autorisation de travail ; autorisation écrite des représentants légaux ; justificatif de scolarité | La variante étranger s'ajoute à la variante mineur |
| Apprenti majeur étranger hors UE/EEE/Suisse | Titre de séjour autorisant le travail ou autorisation de travail ; vérification préfecture au moins 2 jours ouvrables avant embauche ; Cerfa 15186*03 | Si le titre ne permet plus de travailler, l'employeur ne peut pas maintenir le salarié |
| Apprenti RQTH | Notification RQTH ; eventuel avenant si prolongation ; pièces utiles pour aides spécifiques | Les cases handicap du Cerfa doivent être cohérentes avec une preuve disponible |
| Employeur privé | Dépôt OPCO ; silence à 20 jours = refus implicite | Risque dossier incomplet particulièrement fort |
| Employeur public | Dépôt DDETS/DDETSPP ; silence à 20 jours = acceptation ; contrat à durée limitée | Logique de dépôt différente du privé |
| CFA interne à l'entreprise | Annexe pédagogique et financière à la place de la convention classique | A identifier dès le départ |
Le conseil Aurlom BTS+
Le retour Aurlom : sur le campus de Paris, qui concentre nos cohortes internationales, la Chargée d'Admission Alternance contacte la préfecture dès l'admission, pour s'assurer que le titre de séjour autorise effectivement le travail. Cette démarche, anticipée 6 à 8 semaines avant la rentrée, évite les ruptures de contrat constatées ailleurs en septembre.
Délais, validité et formats
| Élément | Règle | Point pratique |
|---|---|---|
| Dépôt du contrat | Dans les 5 jours ouvrables suivant le début d'exécution | Ne pas attendre la veille : dossier incomplet = instruction suspendue |
| Réponse de l'organisme | 20 jours : silence = refus (privé) / acceptation (public) | Point de pilotage prioritaire pour les rentrées BTS |
| Date de début formation CFA | Au plus tard 3 mois après début d'exécution | À contrôler avant signature si rentrée décalée |
| DPAE | Au plus tot 8 jours avant l'embauche et avant la mise au travail | Distincte du Cerfa apprentissage |
| Vérification titre de séjour | Au moins 2 jours ouvrables avant l'embauche (préfecture) | A anticiper pour les apprentis étrangers |
| Justificatif de domicile | Pas de règle nationale ; pratique dominante : moins de 3 mois | Exigence locale, pas annexe nationale |
| Format de transmission | Dépôt dématérialisé ; documents numérisés (scans) admis | Scans lisibles, signés et horodatés |
| Copie certifiee conforme | Aucune exigence generale | Pour titrès étrangers, vérifier traduction / formalite locale |
Checklist exportable Aurlom BTS+
Cette checklist est conçue pour être copiée-collée dans Excel ou un outil de suivi interne. Elle reprend les pièces à contrôler avant tout dépôt.
| Pièce | Statut |
|---|---|
| Cerfa 10103*14 signé (employeur, apprenti, représentant légal si besoin) | Noyau dur |
| Convention de formation signée | Noyau dur |
| Convention tripartite (reduction / allongement) | Conditionnel |
| Annexe pédagogique et financière si CFA interne | Conditionnel |
| Pièce d'identité de l'apprenti ou titre de séjour | Fortement recommandé |
| Justificatif du droit au travail si apprenti étranger | Conditionnel critique |
| Attestation de droits / carte Vitale | Très courant |
| Justificatif de domicile / hébergement | Variable locale |
| Livret de famille / pièce représentant légal / jugement si mineur | Conditionnel |
| Copies des diplômes / relevés de notes / ancien contrat | Recommandé fort |
| Attestation employeur sur la compétence du maître d'apprentissage | Très important |
| Diplôme ou justificatif d'expérience du maître d'apprentissage | Recommandé fort |
| Données CFA : UAI, SIRET, RNCP, calendrier, heures, distanciel | Essentiel |
| Déclaration travaux réglementés si mineur exposé | Conditionnel critique |
| DPAE effectuée | Hors dépôt, obligatoire |
| Titre de séjour vérifié 2 jours avant embauche | Hors dépôt, obligatoire |
| Preuve de dépôt OPCO / DDETS | Suivi |
| Preuve de retour / prise en charge / demande de pièce manquante | Suivi |
Modèles de courriers OPCO
Modèle 1 - Demande de pièce manquante
Objet : Régularisation du dossier de contrat d'apprentissage BTS - pièce manquante Madame, Monsieur, Dans le cadre du contrat d'apprentissage conclu entre [Nom de l'employeur] et [Nom de l'apprenti], pour la préparation du [Intitulé exact du BTS], nous avons constaté que le dossier transmis le [date] est incomplet. Pièce ou information manquante : - [attestation de droits sécurité sociale] - [copie du diplôme du maître d'apprentissage] - [convention de formation signée] - [justificatif du droit au travail] Afin de permettre l'instruction du dossier dans les délais, nous vous remercions de nous adresser cette pièce avant le [date], de préférence en format PDF lisible. À défaut, l'instruction pourrà être suspendue et/ou faire l'objet d'un refus de prise en charge ou de dépôt. Cordialement, [Nom] - [Fonction] - [Organisme / CFA / entreprise] - [Coordonnées]
Modèle 2 - Refus provisoire motivé
Objet : Refus provisoire de validation / dépôt du contrat d'apprentissage BTS Madame, Monsieur, Après examen du dossier de contrat d'apprentissage concernant [Nom de l'apprenti], préparant le [Intitulé exact du BTS], nous ne sommes pas en mesure, à ce stade, de valider le dossier pour le motif suivant : - [motif : pièce justificative non fournie, incohérence de dates, justificatif maître d'apprentissage insuffisant, titre de séjour ne permettant pas le travail, etc.] Le contrat pourrà être réexaminé sous réservé de la transmission des éléments suivants : - [liste des pièces] - [date limite souhaitee] Ce refus est formule à titre provisoire et vise à permettre la régularisation du dossier dans les meilleurs délais. Cordialement, [Nom] - [Fonction] - [Organisme / CFA / entreprise] - [Coordonnées]
Risques et conséquences d'une pièce manquante
| Risque | Conséquence |
|---|---|
| Dossier incomplet | Instruction gelée ; pièce réclamée par mail/courrier ; pas de traitement |
| Non-conformité du contrat | Refus de prise en charge financière et absence de dépôt côté privé |
| Pièce étrangère ou droit au travail insuffisant | Impossibilite d'embauche régulière ; rupture si titre expiré |
| Defaillance sur l'aide à l'embauche | Perte ou reduction de l'aide ; contrôles via DSN et bulletins de paie (250+) |
| Erreur maître d'apprentissage / habilitation | Refus de prise en charge pour inéligibilité ou non-conformité |
La méthode Aurlom BTS+ : deux niveaux de dossier
Dossier de dépôt
Cerfa, convention de formation, convention tripartite si besoin, annexe pédagogique et financière si CFA interne, plus les éléments obligatoires liés à un titre de séjour ou à une situation particulière.
Dossier de preuve
Pièce d'identité, justificatif de domicile, attestation Vitale, diplômes, justificatifs du maître d'apprentissage, preuve RQTH, droit au travail, DPAE, preuves de dépôt et échanges de régularisation.
Le conseil Aurlom BTS+
Sur les trois campus Aurlom, chaque dossier est nomme selon la convention "AAAA-MM_NOM-PRENOM_BTS-XXX_PIECE.pdf". Une grille de contrôle interne vérifié avant envoi la cohérence entre code RNCP, niveau 5, dates de rentrée et année d'exécution du contrat utilisee pour la rémunération : c'est cette discipline qui explique notre taux de rejet OPCO sous les 3 %.