Outils et logiciels du BTS GPME

Le PGI le plus répandu dans les PME françaises. Concrètement, vous apprenez à créer une fiche client, saisir un devis, le transformer en commande puis en facture en un clic. Exemple : un client commande 200 ramettes de papier - vous créez le devis sur EBP, le validez, générez le bon de livraison pour l'entrepôt, puis la facture avec TVA à 20 %.

Le logiciel met à jour le stock automatiquement. Vous suivez aussi la trésorerie : quels clients n'ont pas payé ? Quelle facture est en retard de 30 jours ? EBP génère des relances automatiques.

Logiciel de comptabilité utilisé par des milliers de PME et cabinets comptables. Vous y saisissez les écritures comptables : une facture d'achat de 1 200 € HT se ventile en débit du compte 607 (achats) et 44566 (TVA déductible), crédit du compte 401 (fournisseur).

Vous faites le lettrage - c'est-à-dire rapprocher la facture du paiement - et le rapprochement bancaire pour vérifier que chaque ligne du relevé correspond à une écriture.

En fin de trimestre, vous préparez la déclaration de TVA (CA3) : TVA collectée - TVA déductible = TVA à payer.

Suite de gestion pour TPE/PME avec une interface intuitive. Exemple typique : une boulangerie artisanale utilise Ciel pour sa facturation (clients B2B : restaurants, cantines), sa comptabilité et la paie de ses 5 salariés. Vous apprenez à paramétrer un plan comptable simplifié, à saisir les achats de matières premières (farine, beurre) et à éditer un compte de résultat simplifié pour le dirigeant.

L'outil central du gestionnaire GPME, utilisé quotidiennement. Exemples concrets :

1. Tableau de suivi de trésorerie sur 12 mois - vous saisissez les encaissements prévisionnels et les décaissements, avec des formules =SOMME.SI pour totaliser par catégorie et un graphique en courbes pour visualiser le solde mensuel
2. Budget prévisionnel avec écarts : budget prévu vs réalisé, calcul automatique de l'écart en % avec mise en forme conditionnelle (rouge si > 10 %)
3. Tableaux croisés dynamiques pour analyser les ventes par produit, par région, par commercial
4. Macro VBA pour automatiser l'envoi de relances clients

Rédaction professionnelle quotidienne. Vous apprenez à créer des modèles de documents normalisés : lettre de relance client (avec champs de fusion pour le publipostage - un seul courrier personnalisé pour 150 clients en retard de paiement), contrat de travail CDD/CDI avec les mentions obligatoires, compte rendu de réunion structuré (participants, ordre du jour, décisions, plan d'action), procédure qualité interne (ex : procédure de traitement d'une réclamation client en 5 étapes).

Présentations pour la direction et les parties prenantes. Exemple : vous préparez une synthèse commerciale trimestrielle pour le dirigeant - chiffre d'affaires par produit (graphiques), évolution du carnet de commandes, analyse des marges, recommandations. Ou encore un projet de développement : étude de marché pour un nouveau produit, avec analyse SWOT, budget prévisionnel et planning de lancement.

Logiciels de paie en ligne utilisés par des dizaines de milliers d'entreprises. Exemple concret avec PayFit : vous saisissez les variables du mois (heures supplémentaires, primes, absences, tickets restaurant), le logiciel calcule automatiquement le brut, les cotisations salariales et patronales (URSSAF, retraite, prévoyance, CSG/CRDS) et génère le bulletin de paie conforme.

Vous apprenez aussi la DSN (Déclaration Sociale Nominative) : chaque mois, une déclaration dématérialisée transmise à tous les organismes sociaux en un seul envoi.

Cas pratique : un salarié prend 3 jours de congé maladie - vous calculez le maintien de salaire selon la convention collective et les IJSS.

SIRH (Système d'Information RH) pour digitaliser la gestion du personnel. Exemple : un salarié pose ses congés via l'application mobile, le manager valide en un clic, le solde est mis à jour automatiquement et la variable est transmise à la paie. Vous gérez aussi les notes de frais (le commercial photographie son ticket de restaurant, Lucca extrait le montant et la TVA par OCR), les entretiens professionnels (convocations, grilles d'évaluation, comptes rendus), et le suivi du temps de travail pour les contrats à temps partiel.

Plateformes d'emailing professionnel utilisées par les PME pour communiquer avec leurs clients. Exemple : vous créez une newsletter mensuelle pour les 2 000 clients d'une PME de vente de fournitures de bureau - modèle responsive avec le logo, les promotions du mois et un bouton d'appel à l'action.

Vous analysez les résultats : taux d'ouverture de 25 % (bon), taux de clic de 3,5 %, taux de désabonnement de 0,2 %.

Vous segmentez la base : clients actifs (achat < 6 mois) vs inactifs, et créez une séquence de réactivation automatisée en 3 emails.

Gestion de la présence numérique de la PME. Exemple : vous publiez un post LinkedIn pour annoncer le recrutement d'un technicien - rédaction du texte, choix du visuel, hashtags ciblés (#recrutement #PME #emploi). Vous assurez aussi la veille concurrentielle (que font les concurrents ? quelles innovations ?) et le développement du réseau professionnel du dirigeant (invitations ciblées, commentaires stratégiques).

Gestion de la relation client adaptée aux PME. Exemple avec Pipedrive : le commercial crée un « deal » pour chaque prospect - la PME de menuiserie suit 35 devis en cours, classés par étape (premier contact → visite technique → devis envoyé → négociation → signé/perdu).

Vous voyez en un coup d'œil que 8 devis sont en attente de relance depuis plus de 7 jours. Le CRM envoie un rappel automatique. En fin de mois, le tableau de bord montre : taux de conversion de 22 %, panier moyen de 4 500 €, délai moyen de closing de 18 jours.

Organisation du travail collaboratif en PME. Exemple avec Trello : vous créez un tableau Kanban pour le lancement d'un nouveau produit - colonnes « À faire », « En cours », « En validation », « Terminé ».

Chaque carte représente une tâche (rédiger la fiche produit, photographier le produit, mettre à jour le site web, informer les commerciaux) avec une deadline et un responsable. Avec Notion, vous créez une base de connaissances partagée : procédures internes, fiches fournisseurs, FAQ client.

Indispensable quand la PME passe de 5 à 15 salariés.

Le socle numérique de toute PME moderne. Exemple : l'équipe de 8 personnes travaille sur un document partagé Google Sheets pour suivre le planning de production, le dirigeant consulte ses emails sur Gmail depuis son téléphone, les réunions commerciales hebdomadaires se font sur Google Meet avec partage d'écran du tableau de bord. Le stockage Google Drive remplace le serveur local : chaque dossier est organisé par client, avec des droits d'accès différenciés (le stagiaire ne voit pas les dossiers RH).