Outils et logiciels du BTS CG

Le PGI est le système nerveux de toute entreprise - il centralise comptabilité, gestion commerciale, paie et trésorerie. En BTS CG, vous passez 60 % de votre temps sur ces logiciels. Exemple concret avec Sage 100 :

1. Saisie des écritures - une facture fournisseur de 3 600 € TTC (3 000 € HT + 600 € TVA 20 %) se ventile : débit 607 (achats de marchandises) : 3 000 €, débit 44566 (TVA déductible) : 600 €, crédit 401 (fournisseur) : 3 600 €
2. Lettrage - quand le fournisseur est payé par virement bancaire, vous lettrez la facture et le règlement pour solder le compte fournisseur (le solde doit être à zéro)
3. Rapprochement bancaire - vous comparez ligne par ligne le relevé de banque avec le journal de trésorerie : chèque n°458 de 1 250 € encaissé le 15/03 ✓, prélèvement EDF de 380 € du 12/03 ✓, virement client Dupont de 5 200 € attendu le 10/03 ✗ (pas encore crédité → à suivre)
4. Déclaration de TVA (CA3) : vous sortez les totaux de TVA collectée (38 500 €) et déductible (22 800 €) → TVA à payer : 15 700 €. Vous télédéclarez sur impots.gouv.fr avant le 19 du mois suivant

PGI très répandu dans les TPE et PME françaises (300 000 entreprises utilisatrices). Interface intuitive, idéal pour débuter. Exemple de circuit complet : un client commande 500 pièces à 12 € HT.

Vous créez le devis sur EBP → le client valide → vous transformez le devis en bon de commande → en bon de livraison (le stock est décrémenté automatiquement de 500 pièces) → en facture (6 000 € HT + 1 200 € TVA = 7 200 € TTC). Le client paie à 30 jours fin de mois. À l'échéance, vous saisissez le règlement.

Si le client ne paie pas, EBP génère automatiquement une lettre de relance de niveau 1 (rappel courtois), puis niveau 2 (mise en demeure), puis niveau 3 (transmission au contentieux). Vous suivez en temps réel : le chiffre d'affaires par client, le panier moyen, les créances en retard (balance âgée : 12 factures > 30 jours, 3 factures > 60 jours, 1 facture > 90 jours → provisionner en créance douteuse).

Le PGI des grands groupes - 75 % des entreprises du CAC 40 l'utilisent.

En BTS CG, vous découvrez SAP en TD pour comprendre la logique d'un ERP intégré à grande échelle. Chaque transaction a un code : FB60 (saisie de facture fournisseur), FB70 (saisie de facture client), F-28 (encaissement client), F110 (programme de paiement automatique).

Exemple : dans un groupe de 5 000 salariés, le module FI (Finance) gère la comptabilité générale et auxiliaire de 12 sociétés consolidées, le module CO (Controlling) suit les coûts par centre de profit (chaque département a un budget et un compte de résultat analytique), le module MM (Materials Management) gère les achats et les stocks.

Le comptable en contrôle de gestion sort un reporting mensuel : écart budget/réalisé par centre, analyse des marges par produit, calcul des coûts de revient.

SAP S/4HANA (version cloud) est la dernière génération - interface simplifiée, tableaux de bord en temps réel, intelligence artificielle pour la prédiction de trésorerie.

L'outil d'analyse le plus puissant d'Excel - vous l'utiliserez tous les jours en cabinet comptable et en entreprise.

Exemple : vous avez un fichier de 10 000 lignes de ventes sur 12 mois.

En 30 secondes, un TCD vous montre : le CA par mois (courbe d'évolution), par produit (quel produit rapporte le plus ?), par commercial (qui vend le plus ?), par région (où se concentrent les ventes ?).

Vous croisez les dimensions : « Quel est le CA du produit X vendu par le commercial Y dans la région Z au mois de mars ? » - une seule réponse sur 10 000 lignes.

Vous ajoutez des champs calculés : marge (CA - coût d'achat), taux de marge (marge / CA × 100).

Vous créez un segment (slicer) pour filtrer par période, par client, par catégorie. Le TCD se rafraîchit en un clic quand les données sont mises à jour.

Les formules qui transforment Excel en outil de gestion. Exemples concrets :

1. RECHERCHEV - vous avez un fichier de 500 factures et vous voulez afficher automatiquement le nom du client à partir de son numéro : =RECHERCHEV(A2;Clients!A:C;3;FAUX)
2. INDEX/EQUIV (plus puissant que RECHERCHEV) - recherche dans toutes les directions, pas seulement de gauche à droite
3. SI imbriqués pour la classification : =SI(B2>100000;"Grand compte";SI(B2>50000;"Compte moyen";"Petit compte"))
4. SOMME.SI.ENS pour totaliser sous conditions multiples : « Total des ventes de janvier pour le produit A dans la région Nord » = =SOMME.SI.ENS(Montant;Mois;"Janvier";Produit;"A";Région;"Nord")
5. NB.SI pour compter : combien de factures > 30 jours impayées ?
6. CONCATENER / TEXTJOIN pour construire des libellés automatiques. Ces formules sont testées à l'épreuve E5 du BTS CG

Quand une tâche est répétitive, vous la programmez. Exemple : chaque mois, vous recevez 8 fichiers Excel de 8 agences avec les ventes du mois.

Au lieu de copier-coller manuellement pendant 45 minutes, vous écrivez une macro VBA de 20 lignes qui : ouvre chaque fichier, copie les données dans un fichier consolidé, applique les formats, crée le TCD, génère le graphique et sauvegarde le tout.

Temps d'exécution : 8 secondes.

Autre exemple : une macro qui parcourt les 500 lignes du grand livre, identifie les comptes fournisseurs avec un solde > 5 000 € et non réglés depuis plus de 60 jours, et génère automatiquement les lettres de relance personnalisées (fusion avec Word).

En cabinet comptable, ces automatisations font gagner des heures chaque semaine - c'est une compétence très recherchée.

Rendre les chiffres parlants pour le dirigeant qui n'a pas le temps de lire des tableaux. Exemples :

1. Graphique en cascade (waterfall) pour expliquer la variation du résultat : CA 500 000 € - achats 300 000 € - salaires 120 000 € - charges externes 50 000 € - impôts 10 000 € = résultat 20 000 €
2. Sparklines (mini-graphiques dans une cellule) pour montrer l'évolution du CA de chaque client sur 12 mois
3. Graphique radar pour comparer les performances de 5 commerciaux sur 6 critères
4. Mise en forme conditionnelle : les cellules passent au rouge quand le taux de marge descend sous 20 %, au vert quand il dépasse 35 %
5. Tableau de bord interactif avec des segments (slicers) et des menus déroulants - le directeur financier clique sur « Trimestre 2 » et tous les graphiques se mettent à jour. Excel est souvent le premier outil de reporting avant de passer à Power BI

Le langage universel d'interrogation des données - tous les PGI, CRM et ERP stockent leurs données dans des bases relationnelles. En BTS CG, vous apprenez à extraire l'information directement depuis la base de données. Exemples :

1. SELECT client, SUM(montant_ttc) AS total_ventes FROM factures WHERE date_facture BETWEEN '2025-01-01' AND '2025-12-31' GROUP BY client ORDER BY total_ventes DESC → vous obtenez le classement des meilleurs clients de l'année
2. Jointure entre tables : SELECT f.numero, c.nom, f.montant FROM factures f JOIN clients c ON f.client_id = c.id WHERE f.date_echeance < CURRENT_DATE AND f.regle = FALSE → toutes les factures impayées avec le nom du client
3. Sous-requête : SELECT * FROM clients WHERE id NOT IN (SELECT DISTINCT client_id FROM factures WHERE date_facture > '2025-01-01') → les clients qui n'ont rien commandé depuis plus d'un an (clients « dormants » à relancer). Ces compétences sont évaluées à l'épreuve E5

Comprendre le modèle relationnel est fondamental pour un comptable. Le système d'information comptable repose sur des tables liées : la table CLIENTS (numéro, nom, adresse, conditions de paiement), la table FACTURES (numéro, date, client_id, montant - clé étrangère vers CLIENTS), la table ECRITURES (numéro, journal, date, compte, débit, crédit, facture_id - clé étrangère vers FACTURES), la table PLAN_COMPTABLE (numéro de compte, libellé, classe).

Access permet de créer des formulaires de saisie (un formulaire « Nouvelle facture » qui remplit automatiquement le nom et l'adresse du client quand vous saisissez son numéro), des requêtes paramétrées (« Afficher les écritures du journal d'achats entre telle et telle date ») et des états imprimables (un grand livre, une balance, un journal). C'est un excellent outil pédagogique pour comprendre comment fonctionne un PGI « sous le capot ».

La Business Intelligence transforme les données comptables en tableaux de bord visuels et interactifs. Exemple en contrôle de gestion : vous connectez Power BI à la base de données du PGI et vous créez un dashboard qui affiche en temps réel : le CA cumulé (compteur à aiguille vs objectif), la répartition des charges par nature (camembert : salaires 45 %, achats 30 %, services extérieurs 15 %, autres 10 %), le BFR (Besoin en Fonds de Roulement) mensuel (graphique en barres : stock + créances clients - dettes fournisseurs), le DSO (Days Sales Outstanding - délai moyen de paiement des clients : 52 jours vs objectif 45 jours → alerte orange).

Le directeur financier ouvre Power BI chaque matin et voit en 10 secondes si l'entreprise va bien. C'est une compétence de plus en plus demandée dans les offres d'emploi comptables.

Plateformes de télédéclaration fiscale utilisées par tous les cabinets comptables. Jedeclare.com est le portail de télétransmission de l'Ordre des Experts-Comptables - vous y déposez les déclarations de TVA (CA3 mensuelle ou CA12 annuelle), les liasses fiscales (bilan, compte de résultat, tableaux annexes - formulaires 2050 à 2059 pour le régime réel normal), la déclaration d'IS (impôt sur les sociétés) et la CVAE (Contribution sur la Valeur Ajoutée des Entreprises).

Exemple concret : en cabinet comptable, vous préparez 150 liasses fiscales entre janvier et mai (clôture au 31/12).

Pour chaque client, vous vérifiez la cohérence : le total du bilan actif = total du bilan passif (à l'euro près !), le résultat comptable du compte de résultat = le résultat du bilan.

Puis vous calculez le résultat fiscal : résultat comptable + réintégrations (amendes non déductibles, amortissements excédentaires, provisions non déductibles) - déductions (plus-values à long terme) = résultat fiscal.

IS : 15 % jusqu'à 42 500 € (taux réduit PME), 25 % au-delà.

La paie est la matière la plus technique du BTS CG. Vous apprenez à établir un bulletin de paie de A à Z. Exemple : un salarié cadre avec un salaire brut de 3 500 €/mois.

Les cotisations salariales : CSG déductible (6,80 % sur 98,25 % du brut = 234,48 €), CSG non déductible + CRDS (2,90 % = 99,65 €), retraite complémentaire AGIRC-ARRCO tranche 1 (3,15 % plafonné au PASS = 110,25 €), prévoyance (0,50 % = 17,50 €), CEG (0,86 % = 30,10 €).

Total cotisations salariales : environ 770 €.

Net imposable : 2 730 €.

Prélèvement à la source (taux personnalisé 8,5 %) : 232 €.

Net à payer : 2 498 €.

Les cotisations patronales doublent quasiment le coût : un salarié à 3 500 € brut coûte environ 5 000 € à l'employeur.

La DSN (Déclaration Sociale Nominative) transmet chaque mois toutes ces données à l'URSSAF, aux caisses de retraite et à Pôle Emploi en un seul fichier.

La perte de données comptables est un cauchemar - imaginez perdre 3 mois de saisie comptable ou l'intégralité des bulletins de paie d'une entreprise.

Les procédures : sauvegarde quotidienne automatique (sur serveur local + cloud - règle 3-2-1 : 3 copies, 2 supports différents, 1 hors site), test de restauration mensuel (une sauvegarde qui ne peut pas être restaurée ne sert à rien), PRA (Plan de Reprise d'Activité) en cas de sinistre majeur (incendie, cyberattaque).

Exemple : un cabinet comptable de 30 collaborateurs subit un ransomware - tous les fichiers sont chiffrés.

Grâce au PRA, les données sont restaurées depuis la sauvegarde cloud de la veille en 4 heures. Sans PRA, c'est la cessation d'activité. Le FEC (Fichier des Écritures Comptables) doit être archivé pendant 10 ans (obligation légale) et être restituable sous 15 jours en cas de contrôle fiscal.

La GED (Gestion Électronique des Documents) dématérialise les archives comptables. En cabinet, vous scannez les factures reçues en papier (de moins en moins grâce à la facture électronique obligatoire à partir de 2026), l'OCR (reconnaissance optique de caractères) extrait automatiquement : le numéro de facture, la date, le montant HT, la TVA, le fournisseur.

Le document est classé automatiquement dans le dossier client et lié à l'écriture comptable correspondante. Le coffre-fort numérique (Cecurity, Zeendoc) garantit l'intégrité et l'horodatage des documents : un document archivé ne peut plus être modifié (valeur probante).

La facturation électronique (Chorus Pro pour le secteur public, plateformes de dématérialisation agréées pour le privé) sera obligatoire pour toutes les entreprises françaises d'ici 2027 - le BTS CG vous y prépare.

Le comptable manipule des données personnelles sensibles : noms, adresses, numéros de sécurité sociale (bulletins de paie), RIB (virements), revenus (déclarations fiscales). Le RGPD impose :

1. Minimisation - ne collecter que les données strictement nécessaires
2. Limitation de conservation - les bulletins de paie sont conservés 5 ans (obligation sociale), les pièces comptables 10 ans (obligation fiscale), mais les CV de candidats non retenus sont supprimés après 2 ans
3. Sécurité - accès par mot de passe individualisé (chaque collaborateur du cabinet a ses droits : un stagiaire n'accède pas aux dossiers de paie), chiffrement des emails contenant des données sensibles, verrouillage automatique des postes
4. Registre des traitements - le cabinet tient un registre listant tous les traitements de données personnelles (comptabilité, paie, facturation, gestion du personnel). En cas de violation de données (fuite, piratage), notification à la CNIL sous 72 heures